Digitalisierung in der Buchhaltung: Was ist der Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen)? Und was sind die Vorteile von digitaler Rechnungsverarbeitung?
Die digitale Rechnungsstellung ist ein modernisierter Zahlungsfluss, der den Zeit- und Kostenaufwand für das Senden und Empfangen von Rechnungen erheblich reduziert. Viele Unternehmen verwalten Rechnungen immer noch auf Papier, aber diese Zahl nimmt dank der klaren Vorteile der Digitalisierung, Automatisierung und Vereinfachung des Rechnungsstellungsprozesses rapide ab. Der Begriff „E-Rechnung“ (Englisch: E-Invoicing) ist in diesem Zusammenhang weit verbreitet und wird heutzutage von fast allen verwendet - dabei ist es eigentlich nicht der richtige Begriff und irreführend. Warum aber?
Digitale Rechnung vs. elektronische Rechnung
Warum wird aber der Begriff E-Rechnung falsch verwendet? Aus technischer Sicht bezieht sich der Begriff E-Rechnung eigentlich auf alle elektronisch übermittelten Rechnungen ohne Ausnahme, wie z. B. auch Bilddateien oder eingescannte Papierrechnungen und wäre. Nach § 14 Abs. 1 Satz 8 UStG des Bundesministeriums für Finanzen wurde aber festgelegt, dass E-Rechnungen in einer strukturierten Form und einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen werden sollen. Hierunter fallen nur elektronische Rechnungen, die per E-Mail u. a. mit PDF- oder Textdateianhang, per Telefax, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Voraussetzung für die elektronische Rechnungserteilung ist die Zustimmung des Rechnungsempfängers zu diesem Verfahren. Reine Bilddateien, PDF Dateien oder eingescannte Papierrechnungen sind somit laut dem Gesetz keine E-Rechnungen, da die Daten nicht in strukturierter Form vorliegen.
Was ist eine digitale Rechnung?
Eine digitale Rechnung ist eine Rechnung, die digital eingesehen und verarbeitet werden kann. Die digitale Rechnung lässt sich leicht archivieren und mit einer Buchhaltungssoftware verbinden. Mit optischer Erkennung (OCR) werden digitale Rechnungen halbautomatisch in Systeme eingebucht. Dies trägt zu einer niedrigeren Arbeitsbelastung bei. Unstrukturierte Rechnungsdaten im PDF- oder Word-Format und gescannte Papierrechnungen sind demnach digitale Rechnungen, aber keine elektronischen Rechnung im Sinne der vorliegenden Definition?
Welche Bestandteile hat eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung unterscheidet sich kaum von Papierrechnungen und enthält neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsposten mindestens folgende Angaben:
- Leitweg-Identifikationsnummer
- Bankverbindung
- Zahlungsbedingungen
- E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers
- Lieferantennummer (falls bekannt)
- Bestellnummer (falls bekannt
Verarbeitung von E-Rechnungen nach GoBD
Bereits 2011 wurden digitale Rechnungen den „traditionellen“ Papierrechnungen gleichgestellt, weshalb Sie sich im Geschäftsalltag vieler Unternehmen zunehmend durchsetzen. Öffentliche Auftraggeber sind durch die EU-Richtlinie (2014/55/EU) seit 27. November 2018 verpflichtet elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Die buchhalterische Abkürzung GoBD bezeichnet dabei die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“. Eine GoBD-konforme elektronische Rechnungsverarbeitung von E-Rechnungen sieht vor, dass XML-basierte Datenmodelle wie z.B. ZUGFeRD oder XRechnung europaweit den Rechnungsaustausch von Behörden und Regierungen ermöglicht. Die Umsetzungsfrist der europäischen Länder für dieses Standardformat endete am 18. April 2020.
ZUGFeRD vs. XRechnung und: Was ist der Unterschied?
ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und ist ein einheitlicher Standard für die elektronische Übermittlung von Rechnungsdaten in Deutschland. Ziel des Standards ist es, den Informationsaustausch zwischen Unternehmen und mit Behörden zu harmonisieren. ZUGFeRD besteht aus einem PDF-Teil, der von Menschen lesbar ist, sowie einem XML-Teil, der nur elektronisch lesbar ist (zugferd-invoice.xml). Diese Dateien haben die Endung .pdf, während XRechnungen reine XML-Dateien mit der Endung .xml sind. Mit diesen Standardformaten können die in Rechnungen enthaltenen Informationen automatisch gelesen und verarbeitet werden. Dadurch können sowohl Sie als auch die Empfänger der Dokumente die Rechnungsdaten mit geringem Aufwand automatisiert an ERP-Systeme wie Lexware oder SAP übertragen.
Vorteile der digitalen Rechnungsverarbeitung
Fakt ist, dass digitale Rechnungsstellung geschäftskritische Routineaufgaben viel einfacher macht. Sobald Unternehmen sich digitalisieren, erweisen sich verschiedene Cloud-Softwarelösungen als unverzichtbar. Die Notwendigkeit, Zahlungen aus der Ferne zu senden und zu empfangen, war noch nie so wichtig wie jetzt. Somit ist die digitale Rechnungsstellung ein wichtiger Schritt für Unternehmen.
Eine gute digitale Fakturierungssoftware erstellt die Rechnung automatisch, zieht Daten aus den richtigen Quellen ein und ermöglicht es, das Dokument auf Richtigkeit vor dem Senden zu prüfen. Eine zuverlässige digitale Rechnungsverarbeitungslösung sendet die Rechnung dann elektronisch an den Empfänger, der über den Eingang informiert wird. Fast alles geschieht automatisch und es ist keine manuelle Dateneingabe, kein Ausdruck oder das Versenden von Papier per Post erforderlich.
Lösung für digitalen Rechnungseingang
Sobald man die Übersicht verliert, Eingangsrechnungen im Unternehmen verloren gehen, Zahlungsfristen überschritten werden und unzählige Rechnungen händisch abgetippt werden müssen, ist es Zeit für eine Prozessoptimierung in der Buchhaltung. Nach eingehender Analyse der vorherrschenden Prozesse, einer Zielsetzung und der daraus folgenden Optimierung wird Ihr Unternehmen mithilfe einer für Sie geeigneten Eingangsrechnungslösung die Kontrolle über alle Eingangsrechnungen erlangen. Damit haben Sie alle Eingangsrechnungen an einem Ort, egal ob die Rechnung ursprünglich elektronisch, im PDF-Format oder auf Papier vorliegt. Wenn Sie bereits ein Microsoft Dynamics 365 im Einsatz haben, bieten wir bei 360 Consulting GmbH eine benutzerfreundliche Lösung für Eingangsrechnungen. Wir führen die Aktivierung mit Ihnen durch und können Sie in Handumdrehen betriebsbereit machen. Dank der Automatisierung mit dem Digitalen Rechnungseingang für Dynamics 365 bekommen Sie kürzere Durchlaufzeiten können viel Geld sparen.
Wie funktioniert der Digitale Rechnungseingang für Dynamics 365?
Mit dieser digitalen Lösung für Rechnungseingang kann man den Prozess vom Eingang der Rechnung bis zur Zahlungsfreigabe deutlich optimieren. Ein automatisierter Workflow vereinfacht die Abläufe und umfasst folgende Funktionen:
Rechnungseingang und Rechnungserkennung:
Ob auf Papier, als digitalisiertes Schriftstück (PDF, Word) oder als E-Mail - Ihre Rechnungen werden durch die Software analysiert und anhand spezifischer Merkmale als Dokumenttyp „Rechnung“ erkannt.
Extraktion der PDF und JPEG Dateien:
Alle relevanten Bestandteile der Rechnungsdatei werden extrahiert und für die weitere Verarbeitung in Dynamics 365 übertragen.
Formale Prüfung und automatisierte Freigaben
Workflow-Funktionen führen den Nutzer im Freigabe-Prozess gezielt durch die Prüfung und ermöglichen eine Optimierung der Freigabe von Prozessen und Dokumenten.
Verknüpfung der Kunden- und Lieferantendaten
Zuordnung der Eingangsrechnungen zu Projekten und Aufträgen in Dynamics 365. Abgleich der Bestell- sowie Lieferantendaten sowie Stammdaten und Bankverbindungen mit der Dynamics 365 Datenbank.
Transaktionsmonitoring
Informieren Sie sich auf einen Blick über die aktuellen Rechnungstransaktionen.
Rechnungsarchivierung in DMS
Umweltschonende Reduzierung von Papierunterlagen und Kostenersparnis durch eine digitale Datenarchivierung im Dokumentenmanagementsystem (DMS).
Vorteile mit dem Digitalen Rechnungseingang für Dynamics 365
Die Vorteile der Eingangsrechnungsautomatisierung gehen weit darüber hinaus, Ihre Buchhaltung davor zu bewahren, in einem Meer aus Papier zu ertrinken. Mit dem Digitalen Rechnungseingang für Dynamics 365 sind Rechnungen immer und überall verfügbar. Sie bekommen einen schnellen Zugriff auf ältere Dokumente, wenn wissen möchten, was mit einer bestimmten Rechnung in der Vergangenheit passiert ist.
Die digitale Rechnungsverarbeitung ermöglicht Ihnen einen genauen Prozess, bei dem Sie jeden Fehler einfach verfolgen und korrigieren können. Außerdem werden die Abläufe erheblich beschleunigt, da manuelles Handling eliminiert oder deutlich eingeschränkt wird. Ermöglichen Sie Skonti und lassen Sie Ihren Mitarbeitern die Freiheit, sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.
Falls Ihr nächstes Ziel ist, eine zentrale Plattform einzuführen und die Prozesse zur Verarbeitung aller Eingangsrechnungen zu harmonisieren, mehr Transparenz zu schaffen und Ihren Mitarbeitern das Erledigen von Aufgaben im Rechnungsprozess zu erleichtern, können Sie von den Vorteilen mit dem Digitalen Rechnungseingang für Dynamics 365 profitieren:
Schnellere Reaktionszeiten: Schnellere Reaktionszeiten auf Kunden- und Lieferantenanfragen durch automatische Workflows und individuell einstellbare Filterfunktionen
Effizientere Ressourcennutzung: Arbeitsersparnis durch Reduzierung manueller Arbeitsschritte
Transparenz: Mehr Transparenz über den gesamten Verarbeitungsprozess
Weitere Informationen zum Digitalen Rechnungseingang für Dynamics 365
Mithilfe der Digitalen Rechnungseingangslösung für Dynamics 365 wird die Einführung einer digitalen Eingangsrechnungsbearbeitung für Sie zum Kinderspiel. Weitere Informationen zu unserer digitalen Rechnungslösung.
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