Die Anwendung eines Leadmanagements erleichtert die ein- und ausgehende Kundenakquise eines Unternehmens. Ein effizientes Leadmanagement integriert Geschäftsprozesse und Technologien, um den Kreislauf zwischen Marketing und direkten oder indirekten Vertriebskanälen zu schließen und höherwertige Verkaufschancen durch optimierte Nachfragegenerierung zu fördern. Dies erleichtert die Gewinnung neuer Kunden und die Bindung bzw. das Upselling bestehender Kunden. Lead Managementfunktionen werden von vielen CRM-Systemen und Marketing-Automatisierungsanwendungen bereitgestellt. Ein CRM Leadmanagement umfasst den Prozess, Leads zu erfassen, die damit verknüpften Aktivitäten zu verfolgen und diese zu qualifizieren oder zu disqualifizieren, d. h. sie verkaufsfertig zu machen, damit aus potenziellen Kunden bestenfalls Bestandskunden werden.

Je mehr Leadgenerierung Ihr Unternehmen durchführen kann, desto größer wird die Chance, auf Verkaufschancen und einen erfolgreichen Abschluss am Ende des Vertriebszyklus.

Somit sollte der Leadmanagement Prozess ein wesentlicher Bestandteil Ihrer vorausschauenden Marketingstrategie sein. Das Marketing generiert qualifizierte Leads, leitet diese nahtlos und effizient an den Vertrieb weiter und der Vertrieb oder Marketing verarbeiten diese bis zum Geschäftsabschluss.

Potential eines effizienten CRM-Leadmanagements:

Welches Potenzial hat ein gut strukturiertes Leadmanagement? Mit einem effizient organisierten Leadmanagement erreichen Sie folgende Ergebnisse:

• Sie generieren mehr Leads
• Sie erhalten aussichtsreiche, gut recherchierte und klassifizierte Leads
• Der Vertriebszyklus konzentriert sich auf vielversprechende Interessenten
• Sie erreichen eine höhere Conversion-Rate
• Sie arbeiten enger mit dem Marketing zusammen, da Marketingaktivitäten und Kampagnen gezielter und transparenter organisiert werden können
• Sie können Ihren Erfolg besser messen

Leads in Microsoft Dynamics 365

Welchen Vorteil hat es, Leads in Dynamics 365 zu erstellen, anstatt direkt einen Kontakt zu erstellen? Leadmanagement hat viele Vorteile für Ihr Unternehmen. Ein Vorteil ist, dass der Kontakt zum potenziellen Kunden noch vor dem Kaufvertrag hergestellt wird. Leadmanagement in Dynamics 365 bietet Ihnen eine hervorragende Gelegenheit, Ihren Leads zu zeigen, dass Sie ein Experte auf Ihrem Gebiet sind und ihnen zu helfen, zu verstehen, warum Ihre Produkte oder Dienstleistungen die richtige Wahl sind.

Eine automatisierte Leadmanagement Kampagne in Dynamics 365 z. B. kann Ihnen helfen, mehr über Ihre potenziellen Kunden zu erfahren. E-Mails mit verschiedenen Fragen oder Inhalt ermöglichen es Ihnen, Ihre Leads in Dynamics 365 zu quantifizieren und bessere Verkaufsgespräche vorzubereiten. Basierend auf dem, was Sie von Ihren potenziellen Kunden nach und nach lernen können Sie Ihre potenziellen Kunden segmentieren. Indem Sie Kunden segmentieren, können Sie sie viel effektiver pflegen und die Kommunikation wird in Zukunft besser.

Zusammengefasst - mit Microsoft Dynamics 365 können Unternehmen den gesamten Verkaufszyklus verwalten und effizient steuern. Hierbei umfasst der Zyklus beginnend mit einem Lead folgende Schritte:

Was ist ein Lead?

Im Allgemeinen beginnt der Verkaufsprozess mit einem potenziellen Lead. Ein Lead wird definiert als eine Person, die Interesse an einer Dienstleistung oder einem Produkt hat, die Ihr Unternehmen anbietet. Ein Lead kann im Pre-Sales-Prozess sowohl ein bestehender Kunde, als auch ein Neuerkunde sein. Einfach ausgedrückt - ein Lead ist ein Kunde oder Kontakt, mit dem Sie noch keine Geschäfte machen, der jedoch potenziell an Ihrem Angebot interessiert sein könnte.

Beispiele für Leads:

• Eine Person, die Interesse durch das Anfordern weiterer Informationen am Telefon bekundet.
• Eine Person, die Ihr E-Book heruntergeladen oder ein Formular auf Ihrer Website ausgefüllt hat.
• Eine Person, die oft auf Ihre Website zugreift
• Eine Person, die einem Beitrag von einem Unternehmen in sozialen Medien folgt
• Eine Person, die auf eine Werbe- oder E-Mail-Kampagne reagiert

Eine Person, die Sie auf einer Veranstaltung kennengelernt und deren Kontaktdaten Sie gespeichert haben

Sobald Sie den Kontakt zu dieser Person haben, müssen Sie bestimmte Schritte unternehmen, um herauszufinden, ob sie als potenzieller Kunde qualifiziert oder disqualifiziert werden kann. Das Ziel des Vertriebsteams ist es also, herauszufinden, ob sich ein Lead als potenzieller Kunde eignet. Diese Qualifikation wird als Leadqualifikation in Dynamics 365 bezeichnet.

Während der Qualifikation werden potenzielle Kunden durch verschiedene Strategien kontaktiert und weitere Informationen über sie gesammelt. Im Fall von Dynamics 365 wird durch die Qualifizierung eines Leads sofort ein Kontakt und ein Kundenkonto im CRM-System generiert. Außerdem wird Ihr Lead in eine Verkaufschance umgewandelt, sodass Sie weitere Maßnahmen zum Aufbau einer Geschäftsbeziehung ergreifen und Ihre Geschäftsbeziehung mit dem potenziellen Kunden optimieren können. In Dynamics 365 werden Sie von einer integrierten künstlichen Intelligenz unterstützt, die Ihnen vorschlägt, welche weiteren Maßnahmen Sie mit diesem potenziellen Kunden ergreifen sollten. Die Applikation kann sogar die Art Ihrer Kommunikation mit den Leads in Dynamics 365 interpretieren und bewerten. Wenn Sie einen Lead disqualifizieren, verhindert Dynamics 365, dass Sie diese Person als Kontakt hinzufügt wird. Dies gewährleistet die Optimierung Ihrer eigentlichen Kunden-Kontaktliste, indem nur die Datensätze beibehalten werden, die Wachstumspotenzial für Ihr Unternehmen bieten.

Der Vertriebsprozess in Microsoft Dynamics 365

Die Grafik stellt einen typischen Vertriebsprozess schrittweise dar. Beginnend mit einem Lead, der ein Interesse an den Produkten und Dienstleistungen Ihres Unternehmens aufweist, folgt die Kontaktaufnahme durch das Vertriebsteam, um weitere relevante Informationen über diesen potenziellen Kunden zu erhalten.

Durch diese Kontaktaufnahme kann herausgefunden werden, ob dieser Lead zu dem Unternehmen passt. Wenn festgestellt wird, dass die Leads in Dynamics 365 nicht geeignet sind für das Unternehmen, werden diese disqualifiziert. Dadurch endet der Verkaufsprozess an dieser Stelle. Wenn aber festgestellt wird, dass alle Kriterien erfüllt wurden, werden Leads in Dynamics 365 qualifiziert und in eine Verkaufschance umgewandelt.

Falls es sich bei den Leads um bestehende Kunden handelt, werden neue Verkaufschancen erstellt und einem vorhandenen Firmen- und/oder Kontaktdatensatz zugewiesen. Sind die Leads in Dynamics 365 Neukunden, dann wird jeweils ein neuer Kontakt-, Firmen- und Verkaufschancendatensatz erstellt.

Der Verkaufschancendatensatz wird durch Informationen über die Dienstleistungen und Produkte, an denen der Lead interessiert ist, Zeitpläne sowie geschätzte Umsätze angereichert und schließlich ein Angebot für den Kunden hinzugefügt. Sobald der potenzielle Kunde dem Angebot zustimmt, wird ein Auftrag erstellt. Das Angebot und die Verkaufschance, die mit dem Auftrag verbunden sind, werden geschlossen. Nachdem der Auftrag erfüllt wurde, wird eine Rechnung für den Kunden erstellt.

Erstellen und Verwalten von Leads in Dynamics 365

1. Um Leads im Dynamics 365 anzulegen, müssen verschiedene Felder ausfüllt werden.
   Wählen Sie in der Siteübersicht die Option Leads aus. 
   
   
   
   
   
   
   
2. Wählen Sie „+ Neu“, wodurch das Lead-Formular geöffnet wird.
   
   
   
   
   
   
   
3. Wenn der Lead als Neukunde angelegt werden soll, sollten Informationen wie Name, Adressdaten und Firmenname auf der Registerkarte Zusammenfassung im Lead-Formular erfasst werden.

-ODER-

Falls der Lead für eine vorhandene Firma oder einen bekannten Kontakt erstellt wird, können Unternehmen den Lead direkt in der Prozessliste Qualifizieren das bestehende Konto oder den Kontakt auswählen.

Sobald ein vorhandener Kontakt beim Erstellen von einem Leaddatensatz ausgewählt wird, werden Informationen wie Vorname, Nachname, Position etc. automatisch in das Lead Formular übertragen.

4. Zusätzlich können Notizen und Aktivitäten (z. B. Anrufe, E-Mails, Termine) im Abschnitt Zeitachse zu diesem Lead hinzugefügt werden.
5. Des Weiteren können hilfreiche Informationen in der Registerkarte Details über die Branche des Leads und die bevorzugte Kontaktmethode sowie Stakeholder hinzugefügt werden. Diese zusätzlichen Kontaktverbindungen geben Aufschluss darüber, wer noch an der Entscheidungsfindung des angelegten Leads beteiligt ist.
   
   
   
   
6. Der Lead wird über die Schaltfläche Speichern in der unteren rechten Ecke des Bildschirms gespeichert.

Vorteile des Leadmanagements in Dynamics 365

1. Daten einfach importieren

Nichts ist frustrierender, als alle Ihre aktuellen Daten in ein neues System zu importieren. Kunden haben keine Zeit zu warten, während Sie sich mit der Technologie vertraut machen. Bei einem Dynamics 365 System müssen Sie sich keine Gedanken darüber machen, wie lange der Import dauert und ob er erfolgreich war. Externe Datensätze können als einzelner Import kategorisiert oder Informationen nach Bedarf übertragen werden. Mit Dynamics 365 sparen Sie Zeit, da alles sich in einem einzigen, benutzerfreundlichen System befindet.

2. Kundenkontakt optimieren

Es gibt unzählige Möglichkeiten, zu einem Kunden Informationen zu sammeln – und dann gibt es den richtigen Weg. Sie könnten einen ganzen Arbeitstag damit verbringen, Anrufe zu tätigen und all die falschen Fragen stellen. Wenn es an der Zeit ist, monatliche Ergebnisse zu messen, fragen Sie sich, warum Sie Ihre Ziele nicht erreichen. Telefonate sind nur ein Schritt des Prozesses. Da Kunden auch Anrufe von Ihren Mitbewerbern erhalten, müssen Sie herausstechen. Dynamics 365 bietet mit seiner Prozessfluss-Benutzeroberfläche Unterstützung, die richtigen Fragen zu stellen, um potentielle Kunden zu qualifizieren. Jeder der Schritte ist definiert und folgt einem logischen Verlauf des Verkaufstrichters bis hin zur Kaufphase. So können Sie die Conversion-Rate erhöhen und Ihre Ziele leichter erreichen.

3. Die Digitalisierung hilft Ihrer Flexibilität

In der digitalen Welt von heute sind alle unterwegs. Alles, was gebraucht wird, ist ein mobiles Gerät, um in Verbindung mit Kunden und Geschäftspartnern zu bleiben. Dadurch kann jeder von überall und zu jeder Zeit arbeiten – und viele tun dies auch. Möglicherweise befinden Sie sich im Außendienst, wenn Sie einen Kundenanruf erhalten. Sie können Ihre Kunden nicht bitten zu warten, während Sie im Büro anrufen, um Hintergrundinformationen zu erhalten. Da Dynamics 365 Cloud-basiert ist, können Sie CRM-Daten eingeben und von überall auf Kundeninformationen zugreifen. Und da Dynamics 365 ein Microsoft-Produkt ist, lässt es sich in die Microsoft Office Suite integrieren.

4. Einfache Integration

Da Dynamics 365 ein Microsoft-Produkt ist, kann es in die Microsoft-Office-Suite sowie in SharePoint integriert werden. Durch die Nutzung von Vorlagen ist das Versenden von Angeboten und E-Mails schnell und einfach. Die Möglichkeiten sind endlos. Dynamics 365 verfolgt zudem jede empfangene und gesendete Microsoft-Outlook-E-Mail. Dadurch erhalten Sie einen vollständig Kommunikationsverlauf. Dies bedeutet - kein Durchsuchen Ihres E-Mail-Posteingangs nach der letzten Kommunikation mit dem Kunden.

5. Mitbewerber analysieren

Um im Verkauf erfolgreich zu sein, müssen Sie Ihre Conversion-Rate verfolgen. Darüber hinaus müssen Sie aber auch die Stärken und Schwächen Ihrer Wettbewerber kennen. Wenn Sie den ganzen Tag damit beschäftigt sind, Anrufe zu tätigen, kann es eine Herausforderung sein, Wettbewerbsanalyse zu betreiben. Dynamics 365 bietet eine Funktion, mit der Sie detaillierte Profile für alle Ihre Mitbewerber erstellen können, einschließlich aktiver Verkaufschancen, um die Sie konkurrieren und Angaben zu ihren Stärken und Schwächen machen. Angenommen, Ihr Kunde teilt Ihnen mit, dass er auch Angebote von Wettbewerbern erhält. Sie können diese Informationen zusammen mit ihren Stärken und Schwächen in Dynamics 365 eingeben. So können Sie ein Angebot erstellen, das es Ihnen ermöglicht, Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus zu sein.

6. Besseres Leadmanagement durch Dashboards

Wenn es darum geht, einen Verkauf abzuschließen, einen Vertrag zu verlängern oder ein Produkt zu ersetzen, ist Pünktlichkeit eine Tugend. Dies ist nur mit einem System möglich, das Ihnen eine fundierte Entscheidungsfindung ermöglicht. Dynamics 365 bietet Vertriebsdashboards in Echtzeit zusammen mit KPI-Grafiken, Diagrammen, Statistiken und vielen weiteren Funktionen. Dashboards können Ihnen helfen, die Bedürfnisse Ihrer Kunden besser zu verstehen und sogar potenzielle Probleme vorherzusehen. Dies kann zu einer verbesserten Kundenzufriedenheit und Loyalität führen.

7. Automatisches Lead-Scoring

Wenn Sie Tag für Tag Hunderte oder Tausende neuer Leads verwalten, kann es schwierig sein, jeden Einzelnen manuell zu bewerten. Da es wichtig ist zu wissen, welche Leads verkaufsbereit sind, bewertet Dynamics 365 automatisch jeden Lead-Datensatz mit den von Ihnen vordefinierten Regeln. So werden Leads immer der richtigen Person zur richtigen Zeit zugewiesen.

8. Social Media Integration

In unserer digitalisierten Welt kann der Verkauf persönlich, telefonisch, online und inzwischen sogar über soziale Medien erfolgen. Zudem möchten Sie bestimmt gerne wissen, was Ihre Interessenten und Kunden in den sozialen Medien über Ihr Unternehmen schreiben. Dynamics 365 lässt sich in Ihre bevorzugten Social Media Plattformen integrieren. Die Erkenntnisse aus Social Media Plattformen können dazu beitragen, Ihre Verkaufsstrategie kundenorientierter und personalisierter zu gestalten.

9. Eventplanung mit Dynamics 365

Sobald Ihre Vertriebsmitarbeiter Live-Demos, Schulungen, Präsentationen und andere Veranstaltungen für potenzielle Kunden und Kunden anbieten möchten, sind dies Möglichkeiten, Menschen persönlich zu treffen und ihnen genau zu zeigen, welche Produkte und Dienstleistungen Ihr Unternehmen anbietet. Dynamics 365 enthält Funktionen, die Veranstaltungen von der Planung bis zur Durchführung und Nachverfolgung verwalten. Einige Funktionen umfassen:

• Automatisierte Folgenachrichten
• Besucherzahlen
• Leadgenerierung
• Registrierungsumwandlung

Es gibt keinen Grund, Ihre Veranstaltungsergebnisse in einem intransparenten Dokument zu verfolgen. Stattdessen können Sie Echtzeitinformationen eingeben und Echtzeit-Updates mit Dynamics 365 erhalten.

Fazit

Dynamics 365 hilft Ihnen, Leads schneller als Ihre Konkurrenz zu sammeln, zu organisieren, zu qualifizieren, darauf zuzugreifen und zu bewerten. Außerdem ist es benutzerfreundlich und cloudbasiert. Es kann vollständig in Microsoft Office und Office 365 integriert werden. Sind Sie bereit, Ihren Umsatz zu steigern?

Falls Sie die Verwendung der Leadverwaltungsfunktionen von Microsoft Dynamics 365 erwägen, unterstützen wir Sie bei 360 Consulting GmbH bei der Einführung Ihres Dynamics 365-Systems.

Falls Sie noch keine System-Auswahl vorgenommen haben, können wir gerne einen unverbindlichen Termin für eine Demo-Vorführung vereinbaren, in dem wir Ihnen die Funktionen von Dynamics 365 im Standard vorführen. So können Sie sich sicher sein, dass Dynamics 365 wirklich das richtige System für Ihr Unternehmen ist und Ihre Anforderungen umgesetzt werden können.

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