Wo liegt genau der Unterschied?
Wir erläutern Ihnen den Unterschied zwischen der elektronischen Rechnung und der ursprünglichen Papierrechnung. Wie der Begriff schon vermuten lässt, geht es hier um die elektronische Rechnungsstellung zwischen einem Lieferanten und einem Käufer, die in elektronischer Form verfasst, gesendet und empfangen wird. Die wesentlichen Bestandteile beider Rechnungsformen sind gleich, als Beispiele: Zahlungsbedingungen, Bestellung, Gutschriften und dem Kaufbetrag.Gerne beraten wir Sie über das Thema der Digitalen Rechnungsstellung
Weitere Unterschiede?
Es gibt jedoch Unterschiede, so ist das strukturierte Rechnungsformat EDI, das für den elektronischen Datenaustausch genutzt wird lediglich maschinenlesbar, da es in Form eines Codes verfasst ist. Ein strukturiertes Rechnungsformat kombiniert mit einem Visuellen Rechnungsformat ist ein hybrides Format, das von Rechnern und Menschen gleichermaßen gelesen werden kann.Es gibt jedoch auch digitale Rechnungen, die ausschließlich von Menschen manuell verarbeitet werden können, wie z. B. ein Word Dokument oder Standard PDF. Es ist jedoch möglich komplexe Datenextraktionstechnologien einzusetzen, wie einer optischen Zeichenerkennung oder OCR Software um einzelne Informationen aus den Feldern der Digitalen Rechnung zu identifizieren und zu extrahieren. Es ermöglicht Benutzern, die manuelle Arbeit einzugrenzen – aber nicht zu verhindern. Darum sind maschinenlesbare strukturierte Formate effizienter und von Vorteil, sie erleichtern die Arbeit für die Erstellung eines Kreditoren Buchhaltungseintrags. Sekunden schnell können diese daten übertragen werden. Die Umstellung von Papierrechnungen oder digitalen Rechnungen auf elektronische Rechnungen birgt nur Vorteile für Ihr Unternehmen. Es rationalisiert den Informationsaustausch und führt zu einer vollständigen Automatisierung der Rechnungsverarbeitung.
Lieferanten haben durch die hohe Sicherheit der Rechnungsinformationen, den Einsparungen durch wegfallendes Porto, nicht anfallende Toner- sowie Papierkosten und dem Nicht Anfallen von physischem Speicherplatz viele Vorteile. Auch ist der Umgang mit Inkasso fällen hier effizienter. Auch die Käufer haben viele Vorteile durch elektronische Rechnungen: die Verarbeitung ist schneller, Frühzahler Rabatte können wahrgenommen werden. Die Effizienz ist hoch, eine manuelle Bearbeitung fällt hier weg, was auch zu weniger Dateneingabefehlern und Vermeidung von versehentlichen Doppelbuchungen führt. Auch dem Firmenimage kommen elektronische Rechnungen zu Gute: So ist eine verringert sie den ökologischen Fußabdruck des Unternehmens – dies zeigt ein nachhaltiges Handeln mit ökologischguten Standards. Die Beziehung zu den Kunden wird verbessert, da die Zahlungen schneller erfolgen – Streit um verspätete Zahlungen verringern sich. Gerade für die Mitarbeiter bietet die Automatisierung der Rechnungen viele Vorteile. Die Arbeit wird angenehmer durch Vermeidung langwieriger Dateneingaben und den damit verbundenen wegfallenden Prozessen. Diese Form der Rechnungsstellung via Papier ist dagegen visuell, bietet aber keine Möglichkeit der automatischen und elektronische Weiterverarbeitung. Diese Papierrechnungen lassen sich zwar einscannen, sind danach aber nicht strukturiert und müssen langwierig in das jeweilige Buchführungssystem übernommen werden.
